舉辦大型活動策劃要注意的(de)事項大型活動策劃和(hé)實施是公關工作常用的(de)技術手段。要有效地(dì)進行大型活動策劃與實施，首先要弄清楚幾個基本問題，例如(rú)：如(rú)何界定大型活動？哪些單位或在什麽樣的(de)情況下使用大型活動？大型活動策劃有什麽技巧？策劃的(de)程序、方法是怎樣的(de)？這樣有利于我們把大型活動組織的(de)更加完善。
　　
　　一(yī)、大型活動的(de)定義大型活動策劃是一(yī)項有目的(de)、有計劃、有步驟地(dì)組織衆多人參與的(de)社會協調活動。這一(yī)定義要把握三個重要概念：
　　
　　第一(yī)，大型活動要有鮮明的(de)目的(de)性。大型活動往往耗費很多資源，包括人力、物力。如(rú)一(yī)個産品要進入一(yī)個中心城市，恐怕要花數百萬元的(de)傳播費用。我們在深圳為(wèi)山西一(yī)個公司做(zuò)上市公關，費用開支達數百萬元。這樣大的(de)花費，為(wèi)什麽還要組織這樣的(de)大型活動呢(ne)？當然是為(wèi)了企業的(de)傳播需要，為(wèi)了吸引更多的(de)人去(qù)購買他的(de)股票(piào)，這是大型活動的(de)目标。沒有目的(de)而耗費資金做(zuò)活動是不可(kě)能的(de)，目的(de)不鮮明也是不值得的(de)。我們經常遇到這樣一(yī)些廠家，看到人家公司慶典活動，他也要做(zuò)慶典活動，而且要求活動更熱鬧，規模更大、規格更高(gāo)，但不知為(wèi)什麽,在活動中要傳播什麽信息也不清楚，顯然沒有目的(de)性。
　　
　　第二，要有計劃性。凡事都應有計劃，大型活動更不例外，而且更要求有周密的(de)計劃。第三，衆多人參與是大型活動重要的(de)概念。既然是大型活動，就應該有衆多的(de)人參與，但并不是參與人數多就是大型活動。一(yī)個單位有一(yī)萬個職工，要開一(yī)個全體大會，也是衆多人參與，你能說這是大型活動嗎？大型活動和(hé)小型活動的(de)根本區别不僅在于參與人的(de)數量，而是在于活動的(de)社會化程度。
　　
　　二、大型活動的(de)特點　　
　　1、有鮮明的(de)目的(de)性。不是一(yī)般的(de)目的(de)，而應該是圍繞整個組織機構的(de)組織形象策略和(hé)近期公關目标而确立的(de)目的(de)。我們在一(yī)些院校讨論這個問題的(de)時候，很多學(xué)生喜歡問：假如(rú)一(yī)個機構的(de)公關目标跟社會需求發生矛盾時，你作為(wèi)該機構的(de)公關顧問，應該怎樣處理(lǐ)這個問題？其實這樣的(de)問題非常簡單，一(yī)個組織的(de)形象隻有永遠與社會協調同步，才有可(kě)能在社會環境中樹立起它的(de)良好組織形象，如(rú)果靠欺騙的(de)手法，即使一(yī)時占領了銷售市場，或者說提高(gāo)了市場占有率，但終還是要退出這個市場的(de)。
　　
　　國內(nèi)過去(qù)有這樣一(yī)個案例：商場為(wèi)了促銷，組織工作人員提着商品，在商場裏走來走去(qù)，這不符合我們公關的(de)職業道(dào)德，這是一(yī)種欺騙行為(wèi)，對樹立企業的(de)良好形象絕沒有好處。因此，活動的(de)目的(de)性應該站在社會綜合的(de)立場上，并不僅僅是站在我們某一(yī)個企業的(de)立場上。
　　
　　2、廣泛的(de)社會傳播性。公關的(de)大型活動本身就是一(yī)個傳播媒體，其作用像一(yī)個大衆傳播媒介，隻不過這個傳播媒介在大型活動沒有組織之前是不發生傳播作用的(de)，一(yī)旦這個活動開展起來，就能産生良好的(de)傳播效果，我們還應該注意到活動本身吸引了公衆與媒介的(de)參與，因此，大型活動的(de)信息是通過媒介或者是通過公衆傳播的(de)，這是我們在策劃大型活動的(de)過程中須考慮到一(yī)個很重要的(de)特點。
　　
　　3、嚴密的(de)操作性。在組織大型活動的(de)過程中，給我們成功與失敗的(de)機會隻有一(yī)次。因為(wèi)大型活動不同拍電影、電視(shì)，拍電影、電視(shì)能拍三、四組鏡頭，再重新編輯，但是策劃大型活動每一(yī)次都是現場直播，一(yī)旦出現失誤就無法彌補了。在這方面我們有一(yī)個比較深刻的(de)教訓。香港回歸以前，我們在廣州做(zuò)過一(yī)個穗、港、澳青年(nián)大聯歡活動，按原策劃準備在開幕式上進行三地(dì)青年(nián)代表交換三地(dì)旗幟的(de)儀式，以示交往的(de)開始，這個信息也早已在媒體上發布，結果到開會時，工作人員把交換的(de)旗幟忘記帶到會場，再回去(qù)取為(wèi)時已晚，會議隻好臨時取消了這個儀式。那時候這是一(yī)個非常敏感的(de)時期，問題一(yī)發生就受到媒介的(de)關注，尤其是香港媒介，他們關心是不是政策發生了變化？由于工作人員的(de)一(yī)時疏忽造成了失誤是一(yī)件非常遺憾的(de)事情。在一(yī)些個案中，因為(wèi)舉辦大型活動而導緻釀成傷亡事故是不少的(de)，丹麥在2000年(nián)中舉辦了一(yī)個音樂(yuè)會，就變成了一(yī)個8人死亡、20多人受傷的(de)慘案。成都5月份因為(wèi)施放廣告汽球，使8架本應在成都降落的(de)飛(fēi)機在其他城市迫降。報紙上也經常有這方面的(de)報道(dào)：某某個活動由于管理(lǐ)不善發生人員傷亡或重大财産損失，這個活動的(de)策劃人員、組織人員因此被撤職或判刑。所以，大型活動的(de)策劃與實施的(de)周密性，不能掉以輕心。
　　
　　4、高(gāo)投資性。一(yī)個大型活動往往要投入的(de)資金和(hé)費用都是比較大的(de)，不可(kě)能用很少的(de)資金做(zuò)出很大的(de)活動。我們可(kě)以提倡一(yī)個銅闆掰成兩個甚至是多個來花的(de)精神，但高(gāo)投資是基本的(de)特點。如(rú)果不是特别的(de)需要，一(yī)般不要動辄使用大型活動的(de)手段。
　　
　　三、大型活動策劃從程序上說，大型活動策劃和(hé)實施，要完全按照公關四步工作法的(de)要求執行：　　
　　第一(yī)、立項，就是要把活動作為(wèi)一(yī)個項目确定下來，這個活動要不要做(zuò)？為(wèi)什麽做(zuò)？一(yī)定要很清晰。　　
　　第二，進行調查和(hé)可(kě)行性研究。做(zuò)調查，大家很清楚，不詳細闡述，但大型活動策劃調查有其特殊性，例如(rú)調查的(de)內(nèi)容：國家關于大型活動方面的(de)政策和(hé)法規、公衆關注的(de)熱點、曆史上同類個案的(de)資訊、場地(dì)狀況和(hé)時間的(de)選擇性，都是調查的(de)內(nèi)容。
　　
　　可(kě)行性研究，是一(yī)個十分重要的(de)工作步驟。研究範圍包括大型活動的(de)社會适應性，包括社會環境和(hé)目标公衆的(de)适應性。财力适應性、效益的(de)可(kě)行性。從效益的(de)角度考慮，做(zuò)這樣的(de)活動是否有利于我們宣傳方面節省費用？如(rú)果我投放媒介做(zuò)廣告，比做(zuò)大型活動更有效，大型活動就不一(yī)定做(zuò)了。還有社會物質水平的(de)适應性，大型活動需要動用許多社會物質，許多創意也需要物質的(de)支持，因而需要策劃人員把握現代科研成果。一(yī)個是應急能力的(de)适應研究性，需要那些應變措施？如(rú)戶外活動要考慮天氣的(de)情況，野外活動考慮更多的(de)是安全設施問題，這些都是我們要進行可(kě)行性研究的(de)範疇。
　　
　　第三，提煉主題，進行創意。除了個人創意外，我們要特别強調群體創意的(de)概念。我不贊成個人策劃大師的(de)提法，當今的(de)時代已經不像三國演義時代要有一(yī)個諸葛孔明，靠一(yī)個人拈指算出什麽妙計來，而是靠不同學(xué)科的(de)組合群體策劃。所以中山大學(xué)請我給他們學(xué)生講策劃的(de)時候，他們原來做(zuò)案例作業是要求每個學(xué)生一(yī)人做(zuò)一(yī)個整體的(de)案例策劃書，我說能不能改一(yī)改，變成以一(yī)個小組的(de)方式進行策劃？他們改了三年(nián)，效果很好。這不是泯滅個人的(de)創意，集體創意的(de)過程也始終貫穿着個人的(de)創意過程，作為(wèi)現代策劃，需要的(de)是多個學(xué)科的(de)綜合和(hé)集體的(de)智慧，而不是某個大師的(de)傑作。
　　
　　第四，方案論證。方案不僅要有論證，而且要有科學(xué)的(de)論證，方案論證通常使用定位式優選法，輪轉式優選法和(hé)優點移植法。
　　
　　四、操作實施過程應注意的(de)問題　　
　　1、實施操作設計。從我個人工作經驗和(hé)研究的(de)結果看，我們應該非常重視(shì)實施方案的(de)操作設計。我們看到一(yī)些單位組織的(de)活動，甚至是專業機構承接的(de)活動，都存在這樣的(de)問題：創意很好，但是由于缺乏操作設計，在操作過程中出現很多問題，違背了原創精神或者沒有達到原創水平。所以，在原則方案确定以後，還要進一(yī)步進行操作設計，操作設計須包括比較準确的(de)财務預算，因為(wèi)很多單位做(zuò)活動，預算做(zuò)100萬，花了160萬，從現代管理(lǐ)考核這個活動，就不能說是成功的(de)。
　　
　　2、辦理(lǐ)審批手續。有人覺得辦審批很繁瑣，怕麻煩。但在實際工作中，我們應該希望得到有關單位的(de)審批。這裏給大家講一(yī)個案例，廣州某單位曾做(zuò)過一(yī)個敬老活動，本來是很好的(de)事情，找了很多贊助單位，包括一(yī)個煙花廠贊助了煙花。當時雖然廣州還沒有規定在城市放煙花要經過審批，但在公衆場所進行活動須經過審批。這個單位是一(yī)個局級單位，他們認為(wèi)有權在自(zì)己的(de)場地(dì)上做(zuò)敬老活動，就沒有向有關單位報批。活動辦得很熱鬧，有文藝節目演出，有很多贊助單位給老人送禮品，後放煙花，但煙花一(yī)放，遭到了公安機關的(de)追究，為(wèi)什麽？因為(wèi)他沒有辦審批手續，也缺乏民航管理(lǐ)規範知識，在飛(fēi)機航線上放煙花，無論如(rú)何都是違法的(de)。
　　
　　3、實施操作程序的(de)管理(lǐ)。程序化管理(lǐ)是一(yī)種科學(xué)的(de)管理(lǐ)意識，隻有程序化實施，才能有标準化、科學(xué)化管理(lǐ)，因而實施設計，重要的(de)是設計出操作的(de)規範程序。　　
　　4、方案培訓。在大型活動裏，假如(rú)參與的(de)工作人員不了解全局的(de)策劃意圖，他們就不能為(wèi)大型活動策略實施提供建設性的(de)勞動，因而需要對工作人員進行方案培訓，隻有知情才能出力。
　　
　　5、設計評估标準。一(yī)個大型活動的(de)評估應該有一(yī)個準确的(de)評估标準。現在很多方案做(zuò)好以後，往往忽略做(zuò)評估标準方案，包括我們的(de)客戶很少要求我們做(zuò)評估方案，更不願意付出費用，讓專業公司給他做(zuò)評估報告。我覺得評估标準，應該在我們策劃的(de)時候把它設計出來，這樣可(kě)以讓客戶在完成這個方案以後，根據設定的(de)标準作出科學(xué)評估。
　　
　　五、策劃的(de)技巧策劃的(de)技巧很多，今天隻讨論兩種方法。　　
　　一(yī)是創造活動的(de)“眼”，“眼”的(de)概念是從文章(zhāng)的(de)文眼、歌曲的(de)歌眼中引伸出來的(de)。我們上中學(xué)時讀過朱自(zì)清的(de)散文《背影》，他用白描的(de)手法寫出父親買橘子(zǐ)的(de)一(yī)段，是傳神的(de)地(dì)方，這就是文眼。我們唱(chàng)歌的(de)朋(péng)友知道(dào)，有很多歌你可(kě)能不會全部唱(chàng)出，但是你一(yī)聽就能記下一(yī)兩句，你記下的(de)就是精彩之處，說明了這是具有傳播性的(de)地(dì)方，這就是歌眼所在。大型活動策劃同樣需要創造這樣一(yī)個非常精彩的(de)地(dì)方，要有高(gāo)潮，要把這個環節設計得更有傳播性，這是大型活動創意的(de)核心和(hé)關鍵。
　　
　　二是應該有一(yī)個比較能夠表達我們主題的(de)氛圍設計，今天大家在大會會場看到大會主題形象宣傳闆，很清晰，而且它有中英文，這些宣傳闆帶出這次大會主題氛圍，也帶出了國際公共關系交流的(de)概念，這是很用心思的(de)策劃。我們應該重視(shì)通過場地(dì)的(de)設計，氣氛的(de)設計，把活動的(de)主題氛圍帶出來，這點往往有很多人不太重視(shì)，他們隻考慮某一(yī)個活動環節上的(de)創意，而忽略了場地(dì)上的(de)創意。
　　
　　在大型活動的(de)策劃和(hé)實施過程中，還有很多技巧可(kě)以利用，隻要我們不斷總結提高(gāo)，就一(yī)定能創作出更多、更有影響力的(de)大型活動。